Quand vous louez un meublé de tourisme, vos voyageurs étrangers doivent remplir une fiche individuelle de police. L’obligation est ancienne, mais elle reste mal connue, et elle pose une question concrète avec l’arrivée autonome : comment la faire remplir à un voyageur que vous ne rencontrez pas ? Voici ce que disent les textes.
Qu’est-ce que la fiche individuelle de police ?
C’est un formulaire que le voyageur étranger remplit et signe à son arrivée, puis que vous conservez. Elle est prévue par le code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile, aux articles R. 814-1 à R. 814-3, et son modèle officiel est fixé par un arrêté du 1er octobre 2015.
Qui doit la faire remplir ?
Le texte vise notamment les hôteliers, les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d’hôtes, les résidences de tourisme et les campings. Service-public précise que l’obligation s’applique à toute personne qui loue un hébergement touristique, à titre professionnel ou non. Si vous louez votre logement en entier sur Airbnb ou Booking, vous êtes donc concerné.
Si vous confiez votre logement à une conciergerie, mettez-vous d’accord par écrit sur qui s’en charge : le texte vise le loueur, sans trancher ce cas.
Quels voyageurs sont concernés ?
Tous les voyageurs étrangers, c’est-à-dire toutes les personnes qui n’ont pas la nationalité française, y compris les ressortissants de l’Union européenne. Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche de l’adulte qui les accompagne.
Les informations à recueillir
La fiche contient notamment :
- les nom et prénoms ;
- la date et le lieu de naissance ;
- la nationalité ;
- le domicile habituel ;
- le numéro de téléphone mobile et l’adresse email ;
- la date d’arrivée et la date de départ prévue.
Elle est signée par le voyageur dès son arrivée. S’il refuse de la remplir ou de la signer, vous pouvez lui refuser la location.
Combien de temps la garder, et à qui la donner ?
Vous conservez les fiches six mois. Vous ne les envoyez pas systématiquement : vous les remettez seulement si la police ou la gendarmerie vous les demande, pour prévenir des troubles à l’ordre public, pour une enquête judiciaire ou pour rechercher une personne dans son intérêt. Cette remise peut se faire sous forme électronique.
Airbnb ou Booking s’en chargent-ils ?
Non. Aucune plateforme n’indique remplir cette obligation à votre place, et le texte vise le loueur. Airbnb, par exemple, ne transmet pas les pièces d’identité des voyageurs à ses hôtes.
Les données personnelles : ce qu’il faut savoir
Les fiches contiennent des données personnelles, avec quelques règles simples :
- ne recueillir que les informations prévues par le modèle officiel ;
- les détruire au bout de six mois ;
- informer le voyageur de l’usage de ses données et de ses droits ;
- garder une trace de chaque demande de la police ou de la gendarmerie.
Et un point souvent mal compris : vérifier une pièce d’identité n’est pas en conserver une copie. Pour les hôteliers, la CNIL indique qu’ils peuvent demander à voir la pièce, pour vérifier la nationalité, mais pas en faire de copie.
Concilier fiche de police et arrivée autonome
Avec l’arrivée autonome, vous ne rencontrez pas votre voyageur : la fiche doit donc pouvoir être remplie et signée sans vous. La tenue des fiches sous forme informatique est admise, et leur remise à la police peut être dématérialisée. En pratique :
- demandez les informations avant l’arrivée, avec les instructions d’accès, pour ne pas bloquer le voyageur à la porte ;
- centralisez les fiches au même endroit que vos réservations, pour les retrouver en cas de demande ;
- programmez leur suppression au bout de six mois.
L’offre Pro de LOCKEY YOU inclut la fiche de police et la vérification d’identité, pour garder le contrôle sans rencontrer vos voyageurs. Le détail est sur notre page tarifs.
Que risquez-vous si vous ne le faites pas ?
Les articles du code ne prévoient pas de sanction spécifique. L’obligation existe pourtant, et Airbnb rappelle à ses hôtes qu’ils doivent respecter les lois qui s’appliquent à eux. Tenir les fiches correctement reste la seule façon de répondre si la police vous les demande.
Les questions qu’on nous pose souvent
Faut-il une fiche pour un voyageur français ?
Non. Les fiches ont été supprimées pour les voyageurs de nationalité française.
Dois-je envoyer les fiches à la police chaque jour ?
Non. Vous les conservez six mois et vous les remettez seulement sur demande de la police ou de la gendarmerie.
Puis-je demander le numéro de passeport ?
Le modèle officiel ne le prévoit pas. Ne recueillez que les informations listées sur la fiche.
Par où commencer ?
Si vous accueillez vos voyageurs sans les rencontrer, organisez la fiche de police en même temps que leur accès : lisez notre guide de l’arrivée autonome sur Airbnb, et pour un parc de plusieurs logements, notre article sur l’automatisation des arrivées en conciergerie.
Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil juridique.
Sources
- Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile, articles R814-1 à R814-3
- Service-public : fiche individuelle de police des clients étrangers
- Arrêté du 1er octobre 2015 fixant le modèle de fiche
- CNIL : un hôtelier peut-il faire une copie de ma pièce d’identité ?
- CNIL : délibération n° 2016-176 sur les fiches de police
- Airbnb : accueil responsable en France
